Xpoda Asistan’ı kullanarak, belirlenen eposta adreslerine dilediğiniz içerikte mail gönderme işlemini gerçekleştirebilirsiniz. Dilerseniz mail gönderme işleminin bir koşula bağlayabilir, bu koşul gerçekleştiği sürece asistanın çalışmasını sağlayabilirsiniz.
Asistanlarınızın çalışması için asistan kurulumunun yapılmış olması gerekmektedir. Asistan kurulumu dokümanına aşağıdaki linkten ulaşabilirsiniz.
https://docs.xpoda.com/hc/tr/articles/4408348319250-Xpoda-Assistant-Kurulumu
Bunun için öncellikle studio.xpoda.com adresine kullanıcı bilgileriniz ile giriş yapmanız gerekmektedir. Giriş yaptıktan sonra sol menüde yer alan alanlardan Assistant seçeneği seçilmelidir.
Asistan açılış görüntüsü
Özellikleri:
Record List: Bu alanda daha önce tanımlamış olduğunuz asistanlarınızı görebilirsiniz. Seçim yaparak tanımlamış olduğunuz asistanlar için değişiklikler yapabilirsiniz.
Name: Asistana bir isim verilir.
Type: Asistanının yapacağı işlem seçilir. Mail gönderme işlemi için Send Mail seçilir.
Active: Asistanın aktif olup olunmadığı burada belirlenir. Eğer check işaretine tıklanmadıysa asistan çalışmayacaktır.
**Asistanları silmek yerine kullanmak istemediğiniz zamanlarda active özelliğini buradan pasife çekebilirsiniz.
Mail Query: Mail içeriğinde veya mail gönderilecek kişilerde dinamik veriler kullanmak isterseniz bu alana sorgu yazmanız gerekmektedir.
Heading: Göndereceğiniz mail konusu bu alana yazılır. Dilerseniz Mail Query alanından göndermiş olduğunuz değeri de bu alana “$P” ifadesiyle getirebilirsiniz.
To Whom: Mailin kimlere gideceği bu alana yazılır. Dilerseniz sabit mail adresi, dilerseniz mail query alanından “$P” ile dinamik mail adresleri çekebilirsiniz.
CC: CC’ye eklemek istenilen mail adresleri bu alana yazılır. Dilerseniz sabit mail adresi, dilerseniz mail query alanında yazılmış olan sorgudan “$P” ile dinamik mail adresleri çekebilirsiniz.
BCC: BCC’ye eklemek istenilen mail adresleri bu alana yazılır. Dilerseniz sabit mail adresi, dilerseniz mail query alanına yazılmış olan sorgudan “$P” ile dinamik mail adresleri çekebilirsiniz.
Content: Mail içeriğinin oluşturulacağı alandır. Bu alana sabit bilgiler yazılabilir veya mail query alanına yazılmış olan sorgudan “$P” ile dinamik içerikler çekilebilir.
Html File: HTML File alanı özel tasarım şablonu ile mail gönderilmesini sağlar.
** Bu alan boş bırakıldığında varsayılan Xpoda html tasarımı ile mail gönderilir. Eğer kendi html tasarımınızı kullanmak istiyorsanız,
- Xpoda kurulumu yapılan sunucunuzda, Xpoda Client\Uploads\Email içerisine html tasarımınızı taşıyın.
- Asistanda bu alana html dosya adını yazın.
Sender Parameters: Gönderilecek mail farklı bir mail adresinden iletilecekse sırasıyla bu alanların doldurulması gerekmektedir. Bu alan boş bırakılırsa sistem GENERAL_SETTINGS alanındaki değerleri kullanarak mail gönderim işlemini gerçekleştirir.
Mail Adress: Gönderilecek olan mail adresi yazılır.
Mail Host: Kullanılan mail servisinin gelen host bilgisi yazılır.
** Xpoda Asistan’da Mail Gönderme yalnızca gelen mail sunucularında ve POP destekli mail sunucularında çalışmaktadır. Bu yüzden Host alanını pop.mailsunucusu.com şeklinde doldurmayı unutmayın.
Mail UserName: Mail adresi yazılır. Buraya yazılan değer mail adresine girilen değer ile aynıdır.
Mail User Psw: Gönderilecek olan mail adresinin şifresi yazılır.
Mail Port: Kullanılan mail servisinin gelen port bilgisi yazılır.
Working Condition Alanı
Tanımlamış olduğunuz asistanınızın hangi zaman dilimi aralıklarında, yazmış olduğunuz şarta bağlı olarak kaç dakikada bir çalışma yapacağı belirlenir.
Başlangıç Tarihi: Asistanın başlanacağı tarih seçilir.
Bitiş Tarihi: Asistanının işini sonlandıracağı tarih seçilir.
Minute: Asistanın kaç dakikada bir işlem yapacağı yazılır. Asistanın çalışma süresi dakika bazlıdır.
Run Condition: Herhangi bir şarta bağlı olarak asistanı çalıştırabileceğiniz alandır. Bu alana bir sorgu ifadesi yazılır. Buraya yazmış olduğunuz sorgu yukarıda belirtmiş olduğunuz dakikada bir tetiklenir. Sorgudan dönen değer sonucu 1 olduğu sürece asistan çalışır. Burada sorguyu farklılaştırarak asistanın çalışmasını farklı koşullara bağlayabilirsiniz. Sabit bir değer vererek her zaman çalışmasını da sağlayabilirsiniz. Örneğin : “SELECT 1”
Run Condition kullanımı ile ilgili örnekler için tıklayınız.
Error İnformation: Asistanın çalışmasında herhangi bir sorun olduğunda sorunun hangi mail adresine iletileceği yazılır. Özellikle hata takibinde bu özellikten faydalanabilirsiniz.
Örnek Kullanımı:
Xpoda Mai Deneme adından yeni bir asistan tanımlandı ve tipi mail gönderme olacak şekilde değiştirildi. Mail Query alanına yazılan sorgu ile Kime gideceği ve mail adresi dinamik hale getirildi.
Heading alanına sabit bir değer olacak şekilde “Doldurulması gereken belgeler hk.” İfadesi yazıldı.
To Whom alanına mail query alanından dönen mail adresi “$PMail” şeklinde yazıldı. Eğer bu kullanım için Alias verildiyse Aliasda yer alan ifade $P ile çağırılmalıdır.
İçerik alanında kişinin ismi ve doldurması gereken evraklar dinamik olacak şekilde $P İle içerik alanına getirildi.Farklı bir mailden gönderim işlemi yapılmayacağı için Sender Parametres alanları boş bırakıldı. Bu alanlar boş bırakıldığı için GENERAL_SETTING tablosundan dönen değerler kullanılır.
Working Condition alanı:
Herhangi bir koşula bağlanmayacağı durumlarda Run Query alanına “SELECT 1” ifadesi yazılır. Bu sayede asistan kendisine tanımlanmış olan zaman dilimleri içerisinde kendisine tanımlanmış olan mail gönderme işlemini gerçekleştirecektir. Minute alanına 10080 yazıldığı için bu asistan haftada bir kere çalışacaktır.
Asistan çalıştıktan sonra gelen mail görüntüsü: